Privatlivspolitik HKKF

Her kan du læse privatlivspolitik for medlemskab af HKKF

 

Om HKKF-medlemskab

HKKF er en fagforening og er som sådan sat i verden for at varetage medlemmernes interesser.
Vi varetager dine interesser på de store linjer, hvor vi står sammen om at skabe de bedst mulige vilkår på arbejdsmarkedet gennem overenskomster, lokale forhandlinger, generel oplysning og politisk indflydelse.

Og vi varetager de mere specifikke interesser for det enkelte medlem, når der f.eks. er brug for en konkret hjælp i forholdet til arbejdsgiver eller det offentlige, eller blot vejledning om rettigheder og muligheder osv.

Endelig har vi som fagforening og som en del af den samlede fagbevægelse valgt at søge yderligere fordele for vores medlemmer, f.eks. i form af gode forsikringsordninger og indkøbsordninger. Formålet er at støtte op om hvervning og fastholdelse af medlemmer, da en høj organiseringsgrad er et væsentligt grundlag for fagbevægelsens evne til at varetage sine medlemmers interesser.

Behandling af dine oplysninger

Formål

For at kunne varetage dit medlemskab af HKKF og levere de ydelser, du som medlem har ret til og forventer, er det nødvendigt, at vi har og bruger en række oplysninger om dig.

Nogle af disse oplysninger bruger vi efterfølgende til statistik af forskellig karakter samt til organisering af medlemmerne i klubber, herunder valg af tillidsrepræsentanter og lignende.

Endelig er der lovpligtige krav som f.eks. indrapportering til SKAT af din kontingentindbetaling, så du er sikret kontingentfradrag på din årsopgørelse.

Hvilke oplysninger har vi, og hvor kommer de fra

Det grundlæggende i forbindelse med dit medlemskab

Det meste oplyser du selv i forbindelse med din indmeldelse, f.eks.:

  • CPR
  • Navn
  • Adresse
  • Telefonnumre
  • E-mailadresse
  • Information om din ansættelse i forsvaret

Hertil kommer information (og opdatering af den information du oprindeligt gav os), som vi efter din indmeldelse modtager fra forsvaret (FPS) i forbindelse med kontingentbetaling via løntræk, f.eks.

  • Medarbejdernummer (MA)
  • Om du fortsat er tjenestegørende
  • Hvor du gør tjeneste m.m.
  • Information om kontingentbetaling (løntræk)

Vi vil også efter behov opdatere dine oplysninger om navn og bopæl med oplysninger fra Det Centrale Personregister (CPR), så vi er sikre på, at vi har de rigtige informationer registreret.

Vi gemmer information om dit medlemskab, herunder perioder og medlemskabstype, din indmeldelsesblanket, breve vi har sendt dig osv.

Hvis du vælger at tilkøbe særlige medlemsordninger

Det kan f.eks. være et forsikringstilbud forhandlet på plads af HKKF, som kan tilkøbes af de medlemmer, der ønsker det.

Vælger du at tilkøbe en sådan ordning, registrerer vi det nødvendige for at kunne administrere den, f.eks. selve tilvalget og opkrævninger/indbetalinger, hvis dette håndteres sammen med dit kontingent.

Hvis vi opretter en sag m.m.

En vigtig del af dit medlemskab er, at du kan få hjælp i konkrete situationer. Det kan være, hvis du er kommet til skade i forbindelse med dit arbejde, eller du kan have brug for hjælp til at få de løntillæg, du har krav på i en given situation.

Hvis vi som følge af en henvendelse fra dig vælger at oprette en sag eller et notat i vores system for at kunne bistå dig, vil der typisk blive gemt oplysninger om sagen. Det kan være oplysninger, du giver os, samt vores egne notater, breve og e-mails i sagen.

Det kan også være oplysninger, vi indhenter fra andre relevante parter (hvor du har givet os fuldmagt, hvis det er nødvendigt) såsom Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS), Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES), kommuner eller andre.

Hvis der er tale om mange og måske følsomme oplysninger som helbredsoplysninger, vil du typisk blive informeret mere specifikt.

Hvis du bliver tillidsrepræsentant el.lign.

Vælger du at involvere dig aktivt i fagforeningens arbejde som tillidsrepræsentant, vil dette også blive registreret sammen med f.eks. informationer om de kurser, du har været på som led i din TR-uddannelse.

Hvem får dine oplysninger

Først og fremmest bruger vi dine oplysninger selv, og vi passer naturligvis godt på dem.

Dog udveksler vi også nogle af dine oplysninger med de tredjeparter, vi gennem aftaler eller lovkrav er pålagt at videregive dem til.

Som hovedregel er der kun tale om ”identificerende” oplysninger, såsom CPR, navn, adresse, MA-nummer o.lign.

Hertil kommer oplysninger om opkrævning/indbetaling af kontingent.

Som medlem uden verserende sager vil dine oplysninger normalt kun blive udvekslet med:

  • Tredjeparter der leverer nødvendige ydelser i forbindelse med opkrævninger/indbetalinger, f.eks. Nets og FPS.
  • Leverandører af medlemsfordele, f.eks. LO Plus A/S.
  • Offentlige myndigheder, f.eks. SKAT og CPR.
  • Dine lokale tillidsrepræsentanter, f.eks. i forbindelse med forhandling af lokalløn.

Ved konkrete sager og ved valg til tillidshverv i foreningen kan der som nævnt være andre oplysninger og andre tredjeparter, der modtager dine oplysninger. Du vil blive informeret herom i den konkrete situation.

Endelig benytter vi os i et vist omfang af eksterne leverandører, f.eks. i forbindelse med afholdelse af urafstemninger, drift af IT-systemer, relevante spørgeskemaundersøgelser og distribution af medlemsblad.

De eksterne leverandører fungerer som ”databehandlere” for HKKF, og er underlagt konkrete aftaler om håndtering af de af dine oplysninger, som de får adgang til. Således bliver de kun brugt i forbindelse med den konkrete ydelse, og de bliver kun opbevaret af den eksterne leverandør så længe, som det er nødvendigt for at levere den aftalte ydelse.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger (slettepolitik)

Hvem du er og din medlemshistorik

De grundlæggende data om dig samt din medlemshistorik gemmer vi som udgangspunkt i 30 år, da disse oplysninger sikrer dig mulighed for at vende tilbage og få hjælp, også efter at du har forladt forsvaret og HKKF. Det kan være aktuelt, hvis du har pådraget dig en arbejdsskade som følge af din tid i forsvaret, og du opfylder betingelserne for medlemskab i den periode, hvor du pådrog dig skaden.

Vi gemmer din betalingshistorik i 5 år (plus løbende år) efter din udmeldelse, sådan som bogføringsloven pålægger os.

Øvrige informationer såsom forsvarets MA-nummer, hvor du gjorde tjeneste, evt. tillidshverv i foreningen osv. sletter vi i forbindelse med din udmeldelse.

Har du benyttet dig af et medlemstilbud, som giver dig rettigheder i en forældelsesperiode også efter dit medlemsophør, gemmer vi de nødvendige informationer i overensstemmelse med en sådan forældelsesperiode, men sletter herefter denne type information om dig.

Sager, rådgivning, m.m.

Vi gemmer dine sager og evt. notater om rådgivning og lignende jvf. gældende lovgivning om forældelsesfrister (rådgiveransvar og forældelsesloven), så vi er i stand til at hjælpe dig bedst muligt, hvis du senere vender tilbage.

Almindelige sager, f.eks. en afskedigelsessag, gemmer vi i 10 år fra sagens afslutning.

Arbejdsskadesager vedr. en arbejdsulykke gemmer vi i 30 år fra sagens afslutning.

Arbejdsskadesager vedr. en erhvervssygdom gemmer vi i princippet altid, da disse sager ingen forældelsesfrist har.

Retsgrundlag for brug af dine oplysninger

Når det gælder behandlingen i forbindelse med almindelig varetagelse af dit medlemskab og levering af de kerneydelser, der hører til dit medlemskab, henter vi retsgrundlaget herfor i EUs databeskyttelsesforordning artikel 6, stk. 1, litra b.

Hertil kommer anden almindelig behandling af dine oplysninger i vores virke som fagforening, dvs. arbejdet med at varetage alle vore medlemmers interesser, hvor vi henter retsgrundlaget i EUs databeskyttelsesforordning artikel 6, stk. 1, litra f.

Endelig kan der - i tilfælde hvor du får brug for vores hjælp i forbindelse med konkrete sager (f.eks. arbejdsskadesag eller arbejdsretlig sag) samt i forbindelse med rådgivning - være tale om, at vi for at hjælpe dig behøver at indsamle, behandle og evt. videregive følsomme oplysninger (i sjældne tilfælde oplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser).

Disse behandlinger finder retsgrundlag i EUs databeskyttelsesforordning artikel 9, stk. 2, litra b samt artikel 9, stk. 2, litra f.

Og i EUs databeskyttelsesforordning artikel 9, stk. 2, litra a i de situationer hvor vi ikke kan hjælpe dig uden forinden at have indhentet dit samtykke.

Dine rettigheder som registreret

Som ”registreret” har du som følge af EUs databeskyttelsesforordning en række grundlæggende rettigheder (ud over nærværende oplysning om, hvordan vi behandler dine oplysninger):

  • Ret til indsigt i hvad der er registreret om dig.
  • Ret til at få urigtige oplysninger berigtiget.
  • Ret til at få dine oplysninger slettet.
  • Ret til begrænsning af behandling af dine oplysninger.
  • Ret til at få dine oplysninger flyttet til anden part (dataportabilitet).
  • Ret til at gøre indsigelse mod en konkret behandling samt mod at få dine oplysninger anvendt til direkte markedsføring.
  • Ret til at gøre indsigelse mod automatiske afgørelser.

For at gøre brug af dine rettigheder, skal du henvende dig til os (se nedenfor hvordan).

Ved udøvelse af dine rettigheder skal vi foretage en konkret vurdering, hvor vi tager hensyn til såvel øvrig lovgivning som andre hensyn, der i praksis kan begrænse dine rettigheder.

F.eks. kan vi ikke slette de af dine oplysninger, som er nødvendige for at kunne administrere dit medlemskab og levere den service, vi gennem dit medlemskab er forpligtet til at levere til dig.

Hvis du melder dig ud af HKKF, er der lovgivningsmæssige og andre forhold, der betyder, at vi ikke må eller kan slette alt om dig. Det er f.eks. bogføringsloven, der kræver, at vi bevarer information om dig og dine kontingentindbetalinger i en årrække efter din udmeldelse; hensynet til dokumentation i forbindelse med rådgiveransvar og hensynet til mulighed for genoptagelse af dine sager.

I det omfang, vi er nødt til at begrænse nogle af dine grundlæggende rettigheder i forbindelse med en konkret henvendelse, vil du naturligvis modtage en begrundelse herfor, og du har mulighed for at klage over vores afgørelse.

Henvendelse og evt. klage

HKKF

Har du spørgsmål til vores håndtering af dine oplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder, skal du henvende dig til os:
Hærens Konstabel- og Korporalforening
CVR-nr: 61381228
Kronprinsensgade 8
1114 København K
Telefon: 33 93 65 22
Mail: personoplysninger@hkkf.dk

Aktuelle tredjeparter

P.t. videregiver vi nogle af dine oplysninger (navn, cpr o.lign.) til nedenstående tredjeparter som følge af de medlemsfordelsordninger, vi har oprettet. Du kan via de angivne links finde yderligere oplysninger om, hvordan de behandler dine oplysninger, samt om hvordan du kan henvende dig i tilfælde af spørgsmål, eller hvis du ønsker at udøve dine rettigheder som registreret hos disse eksterne leverandører:

  • www.fg.dk/om-fg/personoplysninger/
  • loplus.dk/om-lo-plus 

Hertil kommer tredjeparter i forbindelse med medlemsfordelsordninger som du selv kan have tilvalgt:

  • www.tjlaan.dk/da-DK/Hvem-er-vi/Persondatalovgivningen-(GDPR).aspx
  • www.alka.dk/om-alka/privatliv-og-sikkerhed

Du er også velkommen til at rette henvendelse til HKKF, hvis du i første omgang ikke kan finde svar på det, du søger, og så vil vi forsøge at hjælpe dig videre så godt, vi kan.

Datatilsynet

Endelig har du mulighed for at klage til Datatilsynet, som er den myndighed i Danmark, der fører tilsyn med bl.a. virksomheders og organisationers behandling af personoplysninger.

Deres kontaktoplysninger finder du på hjemmesiden: www.datatilsynet.dk

Redigering af privatlivspolitikken

HKKF forbeholder sig ret til at foretage ændringer af og opdatere denne privatlivspolitik uden forudgående varsel, blandt andet når det er nødvendigt som følge af lov- og praksisændringer på databeskyttelsesområdet.

Vi anbefaler derfor, at du løbende holder dig orienteret herom via vores hjemmeside.

 

Dato for sidste ændring af privatlivspolitikken er: 24. maj 2018.